Hjemmekontor: Guide for tillitsvalgte
Bedriftens retningslinjer for hjemmekontor skal drøftes mellom tillitsvalgte og ledelsen. Denne guiden gir dere et godt utgangspunkt.
Mange bedrifter har begynt å åpne kontorene igjen – i større eller mindre grad. Noen har benyttet det siste året på å legge nye retningslinjer for hjemmekontor. Andre har ikke satt i gang dette arbeidet enda. Uansett hvor din bedrift befinner seg i prosessen, så er det viktig å huske på at dette er viktige tema som skal drøftes mellom tillitsvalgte og arbeidsgiver.
Viktige drøftingspunkter:
Aller først er det naturlig å starte med en evaluering av de siste 18 månedene. Hvilke erfaringer har bedriften gjort seg? Hva har gått bra? Hva har vært utfordrende? Har bedriften levert og de ansatte produsert? Og hva melder de ansatte selv om sine erfaringer? Dette er verdifullt informasjonsgrunnlag for videre diskusjoner.
Å etablere en felles forståelse av hvordan det har gått den siste tiden er et godt utgangspunkt for drøftinger om perioden fremover, og velegnet til å avverge unødvendige diskusjoner ved hvert enkelt punkt. Det er for eksempel vanskelig å påstå at «produksjonen går ned på hjemmekontor» dersom man først har blitt enige om at bedriften gjennom halvannet år har erfart at det motsatte kan være tilfellet.
Hvor mange dager skal de ansatte kunne jobbe hjemmefra, og hvilke dager er eventuelt forbeholdt tilstedeværelse på kontoret? Skal det gjelde felles retningslinjer for hele bedriften, eller skal det utarbeides egne retningslinjer i hvert forretningsområde/avdeling? Gjelder de samme reglene hele året, eller er det egne regler for sommermåneder, romjul, påske osv.?
Dersom bedriften ønsker å tilpasse det gjeldende arbeidstidsregelverket, så er dette også noe som både må drøftes, og i de fleste tilfeller forhandles. I slike tilfeller er det viktig å kontakte din rådgiver i sekretariatet (Arbeidsliv) for bistand.
For de aller fleste vil det være frivillig å benytte hjemmekontor, siden arbeidsavtalen normalt sett fastslår at arbeidsstedet er arbeidstakers lokaler. For nye ansatte kan det stille seg annerledes, alt etter hva som avtales. Viktig er det uansett at arbeid på hjemmekontor blir noe man kan velge frivillig, og at ansatte skånes for press til å bli hjemme.
Hvis det ikke er mulig å legge til rette for at alle ansatte skal kunne ha hjemmekontor (helt eller delvis), så er det viktig at arbeidsgiver legger saklige kriterier til grunn og at det er krav til likebehandling. Samtidig må det gjøres forsvarlige unntak for individuelle behov. Relevante vurderingskriterier i denne forbindelse kan være kritiske funksjoner, stillingskategorier, compliance-behov, bosted/reisevei og sosiale hensyn. Ved å definere tydelig hvilke kriterier som skal legges til grunn for vurderingen, vil man kunne oppnå forutsigbarhet for de ansatte og bidra til ryddige prosesser.
Arbeidsgiver er lovpålagt å tegne yrkesskadeforsikring for alle ansatte. En slik forsikring gjelder under arbeid, i arbeidstiden og på arbeidsstedet. På hjemmekontor flyttes arbeidsstedet fra arbeidsgivers lokaler og til arbeidstakers hjem, og det er det ikke gitt at de gjeldende forsikringene er tilpasset.
Har arbeidsgiver kontroll på at de gjeldende forsikringsavtalene gir fullgod dekning også på hjemmekontor, eller er det nødvendig å be om endringer/tillegg i forsikringene? Gjelder forsikringene eventuelt kun i arbeidstakers eget hjem, eller også i kjærestes hjem, familiemedlems hjem eller på hytte, landsted, eller delt kontorlokale (det vil si hvor enn arbeidet utføres)? Dette er spørsmål som må avklares, da manglende forsikringsdekning i verste fall kan få store konsekvenser. Informasjon om dette bør også gjøres lett tilgjengelig for de ansatte.
Hvilket utstyr stiller arbeidsgiver med, og hvordan skal det tilbys de ansatte?
Arbeidsgiver skal foreta både kartlegging og risikovurdering av arbeidstakers fysiske arbeidsforhold, også på hjemmekontor. Utstyr som ekstra skjerm, tastatur og mus er gjerne et minimum for å unngå belastningsskader over tid – god stol og skrivebord likeså. Her har ulike bedrifter valgt ulike modeller: Noen velger å gi de ansatte et beløp øremerket nødvendige innkjøp, andre tilbyr bestilling gjennom egen portal, og atter andre tilbyr lån av utstyr.
Hvilke løsninger for utgiftsdekning til nødvendig mobil/internett eksisterer i bedriften? Begge deler er helt nødvendig for å arbeide fra hjemmekontor, og spørsmålet om dekning av slike utgifter må derfor adresseres dersom det ikke er avklart.
Det er klokt av arbeidsgiver å evaluere hjemmekontorordningen 1-2 ganger årlig. Dette skal naturligvis gjøres i samråd med tillitsvalgte.
Tilleggsargumenter for hjemmekontor:
- Pendling skaper store utslipp. Hvis bedriften legger til rette for hjemmekontor, så legger den til rette for at de ansatte kan redusere eget klimaavtrykk. Positivt for bedriften, positivt for den ansatte, positivt for verden.
- Redusert reisetid for de ansatte gir de ansatte mer fritid, som igjen gir mer hvile – mer fornøyde ansatte betyr bedre drift av bedriften.
- En rekke undersøkelser fastslår at mulighet for hjemmekontor er sterkt ønsket av de fleste arbeidstakere, uavhengig av livsfaser. Er mulighet for hjemmekontor nå blitt nødvendig for å være en attraktiv arbeidsplass? Mye tyder på det.
Dette må vi være oppmerksomme på – over tid:
- Likestillingseffekten av utstrakt hjemmekontorbruk er foreløpig uklar, men det er grunn til å tro at dette kan slå ulikt ut for kvinner og menn. Bedriften og de tillitsvalgte må derfor følge med på både lønns- og karriereutviklingstrender de ansatte imellom.
- Arbeidsgiver må ha systemer for å fange opp ansattes arbeidsforhold på hjemmekontor, også etter pandemien er over.
- Det kreves i utgangspunktet skriftlig avtale mellom arbeidsgiver og arbeidstaker dersom den ansatte skal jobbe fra hjemmekontor som en fast ordning.
Lover og regler:
- Arbeidsmiljøloven gjelder også på hjemmekontor, men med noen spesifikke unntak. I tillegg gjelder det en egen forskrift for arbeid i arbeidstakers hjem, som til dels avviker fra lovens hovedregler.
- Forskriften om arbeid i arbeidstakers hjem er under revisjon, og forventes oppdatert i løpet av året. Hvor store endringer som kommer er foreløpig usikkert, men noen vil det bli.
- Det er i alle tilfeller arbeidsgivers ansvar å påse at bedriften praktiserer i tråd med lov og forskrift, og at det er etablert internkontrollrutiner som ivaretar dette.
Har du andre spørsmål om hjemmekontor?
Kontakt spesialrådgiver Per Christian Larsen
