Saksfremlegg

Forsalg som ønskes behandlet i styret kan fremsettes av

• Lederen eller et annet styremedlem
• Komité-/utvalgsleder
• Andre etter styrets ønske (for eksempel av rådgiver region)

Viktige saker må forberedes. Et sakspapir bør minimum inneholde en fremstilling av saken, konsekvenser og pro et contra samt forslag til vedtak.

Innkalling/Protokoll

Innkalling til styremøter og alle saksdokumenter legges i en elektronisk styreportal (Admincontrol) syv dager før hvert styremøte. Ta kontakt med rådgiver region for å få tilgang til portalen.

Det skal skrive protokoll fra hvert møte. Mal finner du her:

Strategisamling for styret

Etter årsmøtet med valg av nytt styre (nye styremedlemmer) er det nyttig å ha et lengre styremøte, gjerne med sosial avslutning, slik at nye styremedlemmer blir kjent med hverandre.

På dette møtet skal styret konstituere seg og fordele ansvarsområder og arbeidsoppgaver. Alle styremedlemmene bør tildeles spesielle ansvarsområder og oppgaver, gjerne to og to sammen. Strategisamlingene planlegges i nær dialog med rådgiver region.

Lokalutvalg

En viktig hensikt med arbeidet i regioneneer å drive medlemsaktiviteter.  Det er generelt viktig å være nær medlemmene, og noen regioner har derfor valgt å opprette lokalutvalg.

Lokalutvalgene har for eksempel som oppgave å drive medlemsaktiviteter i sitt område, legge til rette for møter mellom tillitsvalgte og være et kontaktledd for regionstyret ved konfliktberedskap.

Lokalutvalgene lager handlingsplaner og budsjett for sin virksomhet, som viser hvilke arrangementer utvalget ønsker, tidspunkt og kostnadsoverslag.

Lokalutvalgene bør ha sin faste kontaktperson i den enkelte region. Lokalutvalgene kan også fungere som arbeidsgruppe for regionens styre i forbindelse med høringsopplegg, fagpolitiske uttalelser og arrangementer som bl.a. tillitsvalgtkonferanser.

Styrene/arbeidsutvalgene eller leder i lokalutvalgene inviteres jevnlig til møter med regionstyret.

Referat fra lokalutvalgenes møter og arrangementer sendes regionstyret og rådgiver region til orientering.

Rådgiver region

Rådgiver regioner sekretariatets forlengede arm ut mot de ulike regioner.

De skal bl.a.:

• Bidra til at forbundsstyrets mål og prioriteringer legges til grunn i planlegging og gjennomføring av aktiviteter.
• Bidra til at forbundsstyrets hensikt med regional aktivitet.
• Ha en rolle i forhold til planlegging og oppfølging av budsjett/økonomi i regionene.
• Ved behov forberede styremøter i samarbeid med styreleder.

Rådgiver region skal være en faglig og administrativ ressurs for styrelederne.

For å være en god partner for styrelederne bør rådgiver region delta på styremøter, regionale møter, tillitsvalgtkonferanser o.a. i den utstrekning der er mulig.

Når avdelingen lager årsplaner, bør det gjennomføres en planprosess som tydeliggjør hvilke ressurser en region har behov for i kommende periode, med angivelse av ansvarlig styremedlem, oppgavens art og omfang samt tidsfrister.

På grunnlag av slike planer samordner rådgiver region i regionen, og gir rask tilbakemelding om dersom det er praktiske utfordringer knyttet til å gjennomføre planene. Dette kan dreie seg om manglende ressurser (menneskelige eller økonomiske) til å gjennomføre planene, eller at arrangementer «kolliderer» med sentrale arrangement etc..

Årsberetning

Styret i en region er ansvarlig for at styrets årsberetning foreligger i god tid før årsmøtedokumentene skal distribueres.

Hensikten med regionstyrets beretning er først og fremst å rapportere til medlemmene og de tillitsvalgte samt til forbundsstyret. Rådgiver region sender kopi av årsberetning (og protokoll fra årsmøtet) til forbundsstyret.

Regionens årsberetning skal omhandle virksomheten siden siste årsmøte/representantskapsmøte inklusiv omtale av økonomiske forhold

Årsberetningen behandles under årsmøtet. Medlemmer som ikke skal delta på årsmøtet kan få den tilsendt på forespørsel.

Mal finner du her: